Scopri 8 suggerimenti per prevenire backorder e garantire un eccellente rapporto con il cliente.
Esperienza. Questa è la parola che attualmente definisce la relazione tra consumatori e marchi, e se c’è una situazione che può influenzare direttamente questa relazione, si tratta degli backorder, noti anche come backorder.
Viviamo in una società sempre più frenetica e, proprio come le aziende, anche le persone puntano a ottimizzare il proprio tempo nel miglior modo possibile. Le tecnologie hanno contribuito alla formazione di un nuovo modello di comportamento e, di conseguenza, di consumo. Pertanto, velocità, efficienza e impegno sono valori essenziali da sviluppare all’interno del tuo magazzino e, così, adattare la tua azienda al nuovo mercato.
Oggi, potresti dire che il tuo stock è pronto a soddisfare la domanda e offrire la migliore esperienza ai tuoi clienti? Come vengono effettuate le consegne dai tuoi fornitori e in che modo contribuiscono al successo della tua azienda e al rispetto delle scadenze dei consumatori? Hai il controllo sull’intero flusso degli ordini nel tuo centro di distribuzione? Alcune di queste domande sono indicazioni che ti portano ad “accendere la luce gialla”, ovvero un avviso per ripensare, adattare e ripianificare le azioni del flusso degli ordini di magazzino. E un punto che deve essere considerato sono gli backorder. Prima di presentare suggerimenti per superare questo problema, definiamo il termine:
Cosa sono i backorder?
I backorder si riferiscono a prodotti attualmente esauriti, ma che il venditore promette di spedire non appena saranno disponibili. Fondamentalmente, viene definito “ordine arretrato”.
In passato era ancora più semplice gestire questo problema perché il cliente tollerava un piccolo ritardo nella consegna. Oggi, soprattutto nell’e-commerce, gli acquirenti non aspettano più. Ciò significa che se il tuo fornitore non è rapido nella spedizione del prodotto al tuo magazzino o se si verifica un collo di bottiglia nella sostituzione dell’articolo e nella spedizione dell’ordine, questo ritardo potrebbe colpire il cliente. E poi le possibilità di perderlo sono grandi.
Ecco perché è così importante avere una gestione efficiente sia delle scorte che dei processi che si svolgono all’interno e all’esterno del magazzino. Per aiutarti a ottimizzare i livelli delle scorte e prevenire gli backorder, abbiamo messo insieme 8 suggerimenti fondamentali. Guardare:
1 Abbi una buona comunicazione con i tuoi fornitori
La comunicazione è l’anima del business. Questa affermazione, generalmente attribuita al settore Marketing e Vendite, può essere applicata anche a tutti i settori di un’azienda. Il rumore della comunicazione è uno dei principali agenti che causano usura nelle organizzazioni. Mantenere i tuoi fornitori allineati alle linee guida, alle politiche e alle regole della tua azienda evita ritardi nell’invio dei prodotti al centro di distribuzione, garantisce un’eccellente fornitura in magazzino e, di conseguenza, previene ritardi nelle consegne ai consumatori finali.
Alcuni dei vantaggi derivanti dallo stabilire un buon rapporto con i tuoi fornitori sono:
- Comprendere le sfide e suggerire le migliori soluzioni.
- Monitorare attentamente le scadenze e la ricezione degli ordini.
- Flessibilità e migliore pianificazione dei tempi di consegna.
- Evita i famosi “mal di testa” e anticipa eventuali problemi che potrebbero verificarsi durante il flusso e la fornitura delle scorte.
Un altro modo per garantire la ricezione e il mantenimento delle scorte come desiderato e operare in modo efficiente è diversificare i fornitori. Pensiamo agli ospedali, in uno scenario in cui viene interrotta l’energia elettrica fornita dalle centrali idroelettriche. È improbabile che smettano di funzionare, poiché fanno affidamento su altre fonti, come i generatori. Questa strategia può essere applicata anche al tuo magazzino. Avere opzioni aggiuntive che soddisfano le tue scorte ti garantisce di avere sempre scorte per servire i tuoi clienti in modo rapido e tempestivo.
2 Scopri cosa vogliono e di cosa hanno bisogno i tuoi clienti
Quali sono i prodotti più venduti nel vostro magazzino? Quali di questi articoli vengono venduti stagionalmente? Quali sono coerenti nelle ricerche? Quali misure, colori e formati sono più richiesti? Le modalità per capire cosa acquistano e desiderano i tuoi clienti sono innumerevoli e fondamentali. Comprendere le informazioni sul periodo di acquisizione massima e minima e sulla quantità, oltre ad altre preferenze specifiche, è il modo più efficiente per pianificare il flusso del tuo inventario.
Oggi è possibile contare su sistemi performanti e intelligenti che tracciano il comportamento e il profilo del consumatore in base allo storico delle vendite. Oltre a comprendere il pubblico target, puoi anticipare e preparare l’inventario per l’alta e la bassa stagione, oltre a ottimizzare le infrastrutture e le risorse finanziarie.
3 Investi in un buon WMS e YMS
Investire in sistemi di gestione ad alte prestazioni impedirà ai tuoi dipendenti di svolgere attività manuali al 100%. In questo modo è possibile risparmiare tempo e intelligenza artificiale per funzioni specifiche, garantendo un funzionamento più ottimizzato, funzionale ed efficiente.
Due dei principali software che aiuteranno a organizzare le scorte e ad aumentare le prestazioni dalla ricezione e organizzazione del centro di distribuzione, al prelievo , all’assemblaggio e all’invio degli ordini sono:
WMS (Sistema di Gestione del Magazzino)
Il WMS è stato progettato per ottimizzare flussi, processi e gestione di un magazzino, oltre a fornire supporto in tempo reale agli operatori e ai gestori dei DC.
Il sistema dispone di numerose funzionalità quali: la capacità di controllare e gestire lo stock – compresa la migliore conservazione e disposizione dei prodotti -, monitorare le prestazioni dei dipendenti, generare ordini di picking e di rifornimento stock, organizzare gli ordini in base alle priorità di consegna e in base alla disponibilità delle scorte ciascun dipendente, definendo i percorsi migliori per svolgere un’attività, anticipando il riconoscimento e la notifica dei problemi durante il flusso, tra le altre funzioni che saranno cruciali per evitare backorder.
YMS (Sistema di Gestione del Cantiere)
Un altro sistema utilizzato per prevenire ritardi negli ordini è YMS, un software che aiuta a pianificare e gestire i flussi di piazzale. Con esso è possibile gestire, programmare e organizzare consegne, ritiri e disponibilità in banchina, consentendo imbarchi e sbarchi in sicurezza, aiutando a svolgere al meglio il lavoro di ciascun dipendente.
Con il sistema è possibile integrare la comunicazione tra fornitori e trasportatori, migliorare la pianificazione del cantiere, ridurre i costi di manodopera e infrastrutture, ottimizzare e digitalizzare i processi, nonché analizzare e monitorare le prestazioni dei processi.
4 Tieni traccia dei dati operativi in tempo reale
Quando si scelgono sistemi di gestione che ottimizzano i processi dal cantiere alla gestione delle scorte e ai processi di intralogistica, assicurarsi che offrano dati operativi affidabili in tempo reale. Monitorare contemporaneamente ciò che accade lungo il percorso dell’ordine è essenziale per verificare modifiche ed eventuali errori durante tutto il flusso, al fine di prevenire backorder.
5 Previsione della domanda
La previsione della domanda consiste nel prevedere il futuro delle scorte in scenari specifici. Le scorte in eccesso, ad esempio, equivalgono a denaro inattivo e, di conseguenza, a una scarsa domanda di vendita. Da un altro punto di vista, una domanda elevata può essere sinonimo di scorte vuote, senza prodotti ricercati e venduti.
Come risolvere questa situazione? Con un’ottima pianificazione. Pertanto, è necessario ricercare l’equilibrio per mantenere scorte corrispondenti alla domanda di ordini in ogni periodo dell’anno.
Creare alert, mappare la stagionalità dei prodotti e le stagioni di alte e basse vendite attraverso gli storici sono azioni fondamentali per mantenere le scorte sempre adeguate e ben pianificate, evitando perdite finanziarie e anche il verificarsi di backorder.
6 Offri una formazione adeguata alla tua squadra
Una squadra allineata è una squadra organizzata ed efficiente. Investire nella formazione necessaria e adeguata per ciascun settore e funzione garantisce un flusso coeso e regolare. Proprio come i camion arrivano alla banchina, hanno bisogno di ricevere istruzioni e quante più informazioni possibili, così i dipendenti devono sapere come funziona lo stock: dove riceverlo, dove portarlo, quando ricostituirlo, ecc.
Pertanto, offri al tuo team una buona infrastruttura di lavoro, un manuale politico e regole operative. Insegnare ai dipendenti come utilizzare il software di gestione e come dovrebbero comportarsi in caso di notifica. L’integrazione del tuo team contribuisce a un processo rapido e il risultato è, senza dubbio, la fidelizzazione del cliente.
7 Mantieni aggiornati tutti i canali degli ordini
Con l’avvento di Internet e la democratizzazione delle nuove tecnologie è possibile effettuare un acquisto attraverso diversi canali. Da un lato, questa situazione ha permesso alle aziende di raggiungere ancora più persone e aumentare il volume delle vendite. D’altro canto ci sono aziende che si sentono ancora perse quando si tratta di gestire più canali quasi contemporaneamente.
Per garantire che tutti i canali funzionino secondo la pianificazione dell’inventario, è importante investire o mantenere i sistemi di gestione sempre aggiornati e integrati. Che si tratti di e-commerce, vendita tramite social network, marketplace, vendita al dettaglio o televendita, tutti i canali devono essere collegati e avere informazioni centralizzate. Vale la pena avere anche il software OMS , responsabile della gestione dell’ordine dall’inizio alla fine. L’OMS si integra con WMS, ERP e YMS e offre una visione olistica per soddisfare le richieste. Con questo, puoi monitorare immediatamente le tue operazioni, i livelli delle scorte e la velocità di evasione degli ordini.
8 Avere un piano di emergenza
Uno degli esempi più grandi e più recenti che definiscono l’importanza di un piano di emergenza è stata la pandemia di Covid-19, in cui ci siamo trovati di fronte a uno scenario in cui molte aziende non sono state in grado di attraversare un momento di crisi.
Questa situazione ha allertato aziende di diverse dimensioni e nicchie sull’importanza di sviluppare un piano di emergenza, effettivamente pianificato in un insieme di strategie e atteggiamenti da adottare di fronte a situazioni impreviste, che coinvolgono incendi, mancanza di risorse di base come energia e acqua, incidenti sul lavoro, disastri naturali, tra gli altri che possono influenzare direttamente il tuo stock e provocare ritardi nell’evasione degli ordini. Pertanto, è essenziale sviluppare un piano che sia in linea con la tua realtà e che sia pienamente applicabile.
È possibile ridurre i costi operando con backorder?
Potresti aver già visto o letto da qualche parte che gli backorder possono essere gestiti per ridurre i costi di stoccaggio. Tuttavia, il numero di aziende che applicano questa strategia è minimo ed è comunque supportato da un piano logistico specifico e da una catena estremamente efficiente.