Comprendere l’importanza dell’indicatore Order Cycle Time (OCT) per la valutazione delle prestazioni intralogistiche e della qualità del servizio fornito al consumatore.
Quanto tempo passa tra la conferma dell’ordine del cliente e la consegna del prodotto?
Potresti essere in grado di spedire i tuoi ordini in tempo. Ma ci sono margini di miglioramento?
In effetti, la qualità del prodotto che vendi ha un impatto sulla soddisfazione del cliente. Ma lei non è un fattore decisivo. Il tuo cliente vuole anche che la consegna avvenga rapidamente, cioè è anche importante dare la priorità alla qualità del servizio.
I clienti vogliono sempre più comodità negli acquisti e velocità nelle consegne. E molti negozi si sono già adattati per soddisfare questa domanda. Americanas, ad esempio, dispone già di modalità come “Jet Delivery” (gli ordini effettuati fino alle 12:00 vengono consegnati fino alle 22:00 dello stesso giorno – *limitato a prodotti e regioni specifici) e “Quick Delivery” (scadenza più breve di una consegna convenzionale). Come gli americani, molte altre aziende hanno sviluppato strategie per accelerare le consegne e conquistare il consumatore.
A prima vista può sembrare preoccupante vedere i grandi player del mercato rispettare tempi di consegna sempre più brevi. Ma la verità è che non devi allontanarti da loro. Anche la tua azienda può raggiungere questa agilità. E il primo passo da compiere è valutare le tue prestazioni attuali.
Nei nostri ultimi post abbiamo mostrato quanto sia importante disporre di indicatori per una gestione efficiente del magazzino, in quanto l’intralogistica è una parte fondamentale del processo di vendita. È attraverso le metriche che il manager è in grado di misurare e valutare le prestazioni dei principali processi operativi e identificare le aree di miglioramento. Ci occupiamo di due indicatori estremamente importanti: l’ OTIF ( On Time In Full ) e l’ OFR ( Order Fill Rate ) e mostriamo come vengono calcolati, oltre che strategici per raggiungere percentuali più alte. In questo testo parleremo dell’OCT ( Order Cycle Time ), un indicatore che mira ad analizzare esclusivamente la velocità di evasione di un ordine.
Che cos’è l’OCT (Order Cycle Time)?
L’OCT o Order Cycle Time , è un indicatore logistico che misura il tempo totale trascorso dal momento in cui il cliente conferma l’ordine fino alla sua consegna al destinatario. Questa è una metrica importante per qualsiasi azienda, ma ha una rilevanza ancora maggiore nell’e-commerce, dove c’è una pressione molto forte per consegne sempre più agili.
Se un cliente ha aspettato troppo a lungo per un ordine, è probabile che non si senta motivato ad acquistare di nuovo in quel negozio. E non vuoi che succeda alla tua attività. Ecco perché l’OCT è una metrica che non può essere trascurata. È attraverso questo KPI che puoi scoprire se è abbastanza buono per il tuo cliente e trovare modi per migliorare.
Nel caso dell’e-commerce, ad esempio, il ciclo dell’ordine comprende molte fasi, dal momento in cui viene confermato l’ordine del cliente fino alla consegna del prodotto. Sono loro:
• Il cliente effettua un ordine sul negozio online;
• Logistica riceve l’ordine;
• Viene generato un ordine di separazione;
• Il team di magazzino riceve l’incarico e avvia il processo di picking;
• L’ordine viene assemblato, finalizzato, imballato e spedito;
• Il prodotto viene consegnato al cliente.
Se i tuoi processi sono efficienti, il tempo totale del ciclo dell’ordine sarà più breve e se sono inefficienti, più lungo. Ecco perché misurare l’OCT è così importante, perché se l’OCT è alto (ciclo di ordini lungo), si ha un impatto negativo sulla capacità di attrarre e fidelizzare i clienti.
Come calcolare l’OCT ( Order Cycle Time )?
Calcolare l’OCT è abbastanza semplice: basta sottrarre la data di inserimento dell’ordine dalla data di consegna e dividerla per il numero totale di ordini spediti.
OCT = data di consegna – data dell’ordine / numero totale di ordini spediti
Più piccolo è l’OCT, meglio è.
La raccomandazione per fare una buona analisi dell’OCT è di considerare le variabili che possono interferire con la misurazione. Un punto di riferimento consigliato dagli esperti è un periodo inferiore alle 24 ore per i clienti vicini alla tua azienda o fino a un limite di 350 km. Tuttavia, vale la pena notare che questo punto di riferimento deve essere adattato alla realtà dei suoi volumi di produzione e vendita. L’importante è assicurarsi che i tempi di consegna promessi siano sempre rispettati.
Se il tuo OCT è alto, ci sono modi per migliorare l’efficienza delle tue operazioni e ridurre efficacemente il tempo totale del ciclo degli ordini. Sebbene ogni settore e tipo di attività abbia le proprie strategie specifiche, alcuni metodi possono essere generalmente vantaggiosi. Guardare:
1. Riduci i tempi delle missioni all’interno del magazzino
Uno dei modi più semplici per ridurre il tempo di ciclo è ridurre la distanza percorsa per completare un’attività. Il tempo che il tuo dipendente trascorre sfogliando il tuo magazzino per scegliere un ordine, ad esempio, potrebbe essere incanalato in altre attività a valore aggiunto, con un grande impatto sulla tua efficienza e produttività.
Come ridurre questo tempo?
Investire in un buon layout di magazzino e affidarsi a un sistema gestionale, come il WMS , che definirà le posizioni migliori per ogni prodotto (suggerimento di indirizzo), considerando le sue regole di rotazione e stoccaggio e puntando sempre a ridurre le distanze percorse dall’operatore. Un’altra funzionalità del WMS che mira a sfruttare al meglio le risorse (persone, attrezzature e area) è il raggruppamento delle attività.
Dopo la parametrizzazione nel sistema, il WMS inizia a indicare sia l’indirizzo del prodotto quando arriva al magazzino, sia suggerendo le nuove posizioni che l’articolo occuperà quando sarà richiesto un trasferimento di indirizzo. Tutti gli ordini generati dal sistema (siano essi stoccaggio, rifornimento e movimento) hanno la premessa per rendere più agili i movimenti dei dipendenti, il che ha un impatto diretto sul tempo di separazione.
2. Usa la modalità di prelievo ideale per la tua attività
Effettuare il corretto prelievo dei prodotti e delle rispettive quantità, in tempo, per il cliente corretto e al minor costo possibile è l’obiettivo principale di un magazzino. Spesso il picking rappresenta più del 60% del costo totale di un magazzino. Nella maggior parte dei casi è più manuale, con un uso intensivo di manodopera, soprattutto la raccolta delle frazioni che meriterebbe un capitolo a parte.
Gran parte del processo riguarda lo spostamento degli operatori. Certo, il corretto layout e il corretto utilizzo delle strutture e delle attrezzature di stoccaggio hanno un impatto importante, ma non sono sufficienti. Implementare le modalità di picking ideali per la tua operazione supportate da un WMS fa la differenza.
Spesso l’OCT può essere elevato perché l’azienda sta adottando una modalità di picking che non è la più adatta alla propria attività. E la scelta del modello ideale dipenderà da numerosi fattori (leggi di più sulla scelta della modalità di prelievo ideale ). A ciò si aggiunge il fatto che un magazzino può adottare più di un modello.
L’importante, in questo caso, è utilizzare il tipo di separazione che garantisca la massima efficienza e agilità. E ancora: non ha senso avere un picking all’inizio ideale se la merce non è nel posto e nella quantità giusta, comportando il minor numero di spostamenti e movimenti possibili. Per questo motivo è importante che la rotazione del magazzino avvenga in funzione del prelievo in modo che la linea di prelievo non esaurisca mai le scorte, che possono causare ritardi.
E a questo proposito il WMS aiuta, che porta a turn over di magazzino puntando sempre all’approvvigionamento delle aree di picking , ma solo quando necessario. I processi seguono una linea che mira a ridurre i movimenti e velocizzare l’evasione degli ordini.
In uno dei clienti di Deagor, è stato implementato il Kanban, con la creazione di compiti e chiamate per movimenti eseguiti attivamente dal WMS, con l’operatore che semplicemente segue il compito creato per lui. In meno di due mesi questo cliente ha avuto una significativa riduzione del numero di movimentazioni, cioè dello sforzo compiuto, oltre che un aumento dell’efficienza di rifornimento. Il totale degli ordini di movimento è diminuito di oltre il 30% e la quantità di unità rifornita è aumentata di oltre il 20%. Tutto ciò ha portato una maggiore velocità nell’elaborazione degli ordini.
3. Determinare e comprendere i profili di ciascun ordine
Se riesci a comprendere i profili dei tuoi ordini, puoi sviluppare strategie che ti consentiranno di elaborarli e spedirli in modo più efficiente. Al giorno d’oggi, è abbastanza comune per un’azienda avere diverse modalità di consegna (espresso, veloce o regolare, ad esempio). Come gestire quindi più richieste di profili diversi che arrivano contemporaneamente nel magazzino?
Con il WMS gli ordini vengono organizzati in base alla loro priorità e anche di più: le missioni di separazione vengono generate automaticamente, attraverso la soluzione Active Call, scegliendo i professionisti ideali per svolgere ogni compito. Viene così garantito il rispetto delle scadenze concordate, oltre ad una maggiore organizzazione del lavoro.
4. Implementare una tecnologia che eviti l’ esaurimento delle scorte
Una delle battute d’arresto più dannose al funzionamento intralogistica (e quindi al tempo totale ciclo dell’ordine) è quando un elemento richiesto è esaurito ( stockout ). Nel peggiore dei casi, questo può portare a un arresto completo della tua attività mentre aspetti un prodotto, con un grave impatto sull’efficienza complessiva e sulla capacità di soddisfare le aspettative dei tuoi clienti per una consegna puntuale e accurata.
Affinché questa situazione non si verifichi, affidati a tecnologie che tracciano automaticamente lo stock e garantiscono la precisione, ovvero assicurano che ciò che è nello stock fisico sia lo stesso di quello che è nel sistema. La precisione è la chiave per evitare l’ esaurimento delle scorte .
5. Tieni traccia delle prestazioni della tua operazione in tempo reale
Un modo semplice ed efficace per evitare che si verifichino ritardi è disporre di dashboard che forniscano informazioni sullo stato di avanzamento di ogni processo di magazzino. Con la soluzione Visual Management , offerta dal sistema WMS, hai a disposizione grafici e tabelle che, aggiornati in tempo reale, mostrano lo stato di evasione degli ordini (siano essi in ritardo, in corso o completati). Se sono in ritardo, i dati vengono visualizzati in rosso, consentendo al gestore di agire in tempo affinché questo ritardo non raggiunga il cliente. Inoltre, viene informata anche la prestazione di ciascun dipendente, il che aiuta nella ricerca del miglioramento delle prestazioni.
Il tempo è tutto
Quando la tua azienda offre consegne rapide, dimostra che tieni ai tuoi clienti. E il ritorno arriverà attraverso le loro recensioni positive e la loro lealtà.
Ecco perché è necessario utilizzare l’indicatore Order Cycle Time (OCT) nella propria operazione ed essere consapevoli dei suoi valori, sempre alla ricerca di tariffe sempre più basse, il che significa una consegna più rapida.
E ricorda: ogni minuto che puoi risparmiare sul tempo totale del ciclo dell’ordine può essere incanalato nel tuo team per completare altre attività e generare così maggiori entrate per la tua attività. L’implementazione delle raccomandazioni sopra riportate può portarti all’aumento della produttività e la riduzione del costo per unità spedita.
Per conoscere gli altri indicatori logistici, clicca sui link sottostanti:
– OTIF
– OFR