Comprendi la definizione di inventario ciclico, scopri come viene eseguito e scopri i suoi vantaggi
Mantenere l’accuratezza dell’inventario, ovvero l’equità tra ciò che appare nel fisico e nel sistema, è una delle maggiori sfide affrontate dai gestori della logistica. Non è raro che si verifichino errori e si verifichino perdite di prodotto o registrazioni diverse da quanto registrato. Situazioni come questa danneggiano gravemente la gestione delle scorte e persino le finanze di un’azienda. Da qui l’importanza di prevenirne il verificarsi e anche di identificare le divergenze in tempo affinché possano essere affrontate.
In questo contesto, uno dei processi fondamentali per garantire la massima accuratezza è l’effettuazione degli inventari di magazzino. Ma non basta contare gli oggetti. È necessario applicare le giuste strategie per raggiungere un’elevata affidabilità. Ed è qui che entra in gioco l’inventario ciclico o rotante, una modalità che porta una serie di benefici al magazzino, tra cui la riduzione dei costi.
Per inventario ciclico o rotativo si intende il conteggio dell’inventario che viene effettuato periodicamente, a intervalli regolari durante tutto l’anno, sia giornaliero, mensile, bimestrale, semestrale, ecc. Ogni conteggio è concentrato su un insieme specifico di articoli e, al termine di un periodo di tempo, verrà contabilizzato l’intero stock.
La merce selezionata per l’inventario ciclico e la frequenza di conteggio sono definite in base a diversi criteri di classificazione e ogni azienda sceglie quello/i che ha senso per il tipo di attività e di prodotto, in base alla sua situazione particolare e nel suo Controllo delle scorte Politica. In questa definizione vengono presi in considerazione il fatturato, il valore della merce, l’indice di divergenza, tra altri fattori rilevanti.
Il conteggio ciclico può avvenire per intero o a campione, con la possibilità di arrivare al livello del prodotto, nel suo dettaglio. Inoltre è possibile includere negli inventari periodici eventuali eccezioni, come ad esempio la rottura di un articolo durante il picking o la mancanza di un articolo durante il riassortimento.
Tra i principali criteri utilizzati nei conteggi ciclici possiamo citare:
» A campione: viene determinata una percentuale di prodotti da contare, con l’obiettivo di avere un campione del livello qualitativo dello stock. (Ad esempio: contando il 20% dei prodotti ricevuti o spediti il giorno precedente).
» Per articoli spostati: conteggio solo delle merci che sono state spostate in un dato periodo, tenendo presente che gli articoli spostati sono più soggetti a guasti a causa della loro movimentazione.
» Per qualità: inventario ciclico focalizzato sull’analisi della qualità di determinati gruppi di prodotti, valutando, ad esempio, il loro stato fisico, la data di scadenza, la contaminazione ambientale (chimica o biologica), tra gli altri aspetti importanti. Per effettuare questo tipo di conteggio, è importante disporre di professionisti ben formati per identificare le non conformità. Se vengono rilevati difetti, questi vengono eliminati e lo stock viene adeguato.
» Geografico: il conteggio avviene in uno specifico intervallo di indirizzi in stock, inventariando solo i prodotti allocati in quella regione (*tipologie: visuale di indirizzi vuoti, ubicazione, prenotazione – movimenti per segregazione, regione, strade/corridoi, postazioni di picking).
» Per prodotto: conteggio di un gruppo di merci o di una singola merce predeterminata in tutte le aree del magazzino.
» Per curva: si tratta di una tipologia più elaborata di inventario ciclico, attraverso il quale la periodicità della chiusura del ciclo è determinata dal turnover del prodotto (Curva ABC). Ad esempio, è possibile definire regole di conteggio in cui i prodotti delle curve A e B (fatturato molto elevato) vengono conteggiati in cicli mensili e regole in cui i prodotti B e C (fatturato medio e basso) vengono conteggiati in cicli trimestrali. In questa configurazione, ogni giorno vengono conteggiati N elementi, nelle proporzioni di ciascuna curva, intervallando le due regole sopra menzionate.
Come abbiamo evidenziato in precedenza, la scelta del metodo di inventario ciclico da adottare dipende dalle specificità di ciascuna azienda, tuttavia, quando si determina il piano di conteggio ciclico è essenziale considerare che tutte le voci di inventario vengono conteggiate almeno una volta all’anno. In generale, la determinazione della frequenza dei conteggi e del numero di cicli viene effettuata in base alla Classificazione ABC o al numero di posizioni sul CD (indirizzi).
A differenza dell’inventario annuale, che richiede grande impegno e coinvolgimento praticamente di tutti i team, l’inventario ciclico viene inserito nella routine del magazzino, senza la necessità di interrompere l’operazione per effettuare il conteggio. Pertanto, è facile vedere che l’inventario ciclico è una soluzione più economica.
Poiché i conteggi vengono effettuati periodicamente, focalizzati su uno specifico gruppo di beni, i tempi di esecuzione sono più brevi, così come vi è una migliore condizione per analizzare le divergenze e intraprendere rapidamente azioni correttive. In questo senso, con l’inventario ciclico, l’azienda è in grado di mantenere un’elevata precisione del proprio inventario.
Inoltre, i dati ottenuti dal conteggio ciclico possono essere utilizzati anche per guidare le decisioni su inventario, produzione e distribuzione. I team disporranno di dati azionari accurati e aggiornati, che consentiranno loro di prendere decisioni più assertive, eseguire analisi regolari e migliorare la prevedibilità.
Infine, un vantaggio intrinseco di tutti i vantaggi sopra menzionati è il miglioramento del servizio clienti. Quando si hanno informazioni corrette sulle scorte, diventa molto più semplice evitare stockout e garantire che la produzione o la fornitura avvengano nei tempi ideali, cioè il cliente sarà sempre soddisfatto delle sue richieste perché la merce sarà sempre disponibile al momento giusto, nel posto giusto e nella giusta quantità.