Il momento attuale ha mostrato ai responsabili della logistica come mantenere un buon rapporto con i fornitori è fondamentale per gestire crisi ed imprevisti. Di fronte a variazioni della domanda, problemi di approvvigionamento e di trasporto, instaurare un rapporto trasparente e solido con le aziende che forniscono le merci ha fatto la differenza per molte aziende. La verità è che, in ogni momento, il successo logistico dipende molto da questo, poiché un buon servizio di fornitura impatta non solo sulla produttività interna del DC ma anche sul servizio al cliente.
Le aziende che dispongono di una logistica efficiente si affidano a fornitori affidabili e cercano di stabilire una partnership vantaggiosa per entrambe le parti. Inoltre, privilegiando un buon rapporto, sono maggiormente in grado di offrire alta qualità e prezzi competitivi ai propri consumatori. E ancora: le aziende che mantengono rapporti positivi con i propri fornitori accrescono la propria reputazione sul mercato, aprendo opportunità a nuove e importanti partnership.
Tra i punti che meritano attenzione vi sono la ricerca di un rapporto duraturo con i fornitori, la diversificazione del portafoglio delle aziende fornitrici, l’allineamento dei processi, la comunicazione e l’apertura al feedback . Può sembrare complicato raggiungere tutti questi requisiti e, soprattutto, mantenere un buon rapporto con tutti i tuoi fornitori, ma se segui i suggerimenti che presenteremo in questo testo, avrai tutto per migliorare significativamente queste partnership. Dai un’occhiata qui sotto:
1 – Cercare di stabilire un rapporto etico e trasparente
I fornitori della tua azienda devono essere visti come veri partner della tua attività. Per questo è fondamentale instaurare un rapporto trasparente, basato sull’affidabilità e sull’impegno di entrambe le parti. Quando sei trasparente, incoraggi un rapporto più sano e vantaggioso con il fornitore e sei in grado di pretendere da lui la stessa trasparenza.
Prima di tutto, devi delineare i tuoi obiettivi di business e definire bene i tuoi processi, che devono essere condivisi con i tuoi fornitori. È anche importante stabilire criteri di qualità e livelli di servizio, chiarendo al fornitore la rilevanza del suo ruolo per il successo della tua attività.
Un consiglio importante è che i team della tua azienda e il fornitore che saranno in contatto frequente si conoscano e discutono su come comunicare e risolvere eventuali problemi in modo etico e trasparente. Con tutto stabilito nel contratto e una buona sinergia tra le squadre, il rapporto tenderà ad essere il migliore possibile.
2 – Valutare e negoziare le condizioni proposte dal fornitore
Prima di concludere una nuova partnership, è necessario valutare tutte le condizioni proposte dai potenziali fornitori, siano esse relative a prezzi, termini di consegna, modalità di pagamento, trasporto, tra gli altri dettagli importanti. Questo ti aiuterà non solo a definire i migliori partner per la tua attività, ma anche ad evitare frustrazioni di aspettative e fastidi futuri.
E non dimenticare quanto detto al punto 1: la partnership deve avvantaggiare entrambe le parti, cioè tutti devono essere soddisfatti di quanto concordato.
3 – Pretendere chiarezza sulle condizioni pattuite nel contratto
Il fatto che la tua azienda e il fornitore si vedano come partner non esclude la necessità di sottoscrivere un contratto, con clausole chiare e ben definite. Ciò fornirà supporto legale per entrambi e renderà la partnership più organizzata.
Il contratto deve contenere tutto ciò che entrambe le parti si aspettano dalla partnership, come la descrizione dell’articolo o del servizio, il prezzo, i termini di consegna, i termini di pagamento, le comunicazioni e così via. Dopo aver preparato il documento, leggilo attentamente e, se possibile, affiancati da un professionista qualificato per consigliarti. Fai tutte le domande necessarie e non lasciare nessuna domanda senza risposta. Le partnership sono destinate a funzionare quando si conoscono i propri diritti e doveri, e anche quelli del fornitore.
4 – Per una comunicazione efficiente, investi in tecnologia
Se il contatto tra la tua azienda e i fornitori avviene tramite e-mail e fogli di calcolo, potresti creare spazio per errori di comunicazione che causano una serie di problemi. Non è raro vedere centri di distribuzione con code di camion in attesa di scarico o addirittura rotture di ordini a causa di errori commessi nella consegna o nella fatturazione.
Per evitare situazioni come questa, la più adatta è avere una piattaforma per centralizzare tutte le comunicazioni con il fornitore in un unico luogo. Puoi acquistare un software che gestisce tutta la gestione delle ricevute e a cui avranno accesso sia il tuo team che il fornitore. Così, la comunicazione sarà organizzata e tutto sarà registrato, con una facile localizzazione delle informazioni.
Un altro consiglio è quello di stabilire un piano di comunicazione, creando regole su come devono comunicare e a chi segnalare ogni situazione straordinaria. Questo dovrebbe valere per entrambi, sia per il tuo team che per quello del fornitore.
5 – Allineare i processi
Prima di allineare i processi con i fornitori, è importante prendersi cura dei processi della propria azienda, organizzandoli e mantenendoli efficienti. È necessario disporre di un team ben addestrato e, se possibile, di un software che aiuti nella gestione dell’inventario e delle ricevute. Con il sistema WMS , ad esempio, è possibile conoscere il momento giusto per il rifornimento delle scorte e la quantità ideale da ordinare. Inoltre, il sistema standardizza i propri processi, prevenendo guasti e rilavorazioni.
Con un sistema di gestione delle ricevute, tutti gli ordini saranno centralizzati e verranno controllati prima della consegna. Questo software aiuta molto a centralizzare e organizzare i processi con i fornitori, garantendo una maggiore efficienza nelle consegne.
6 – Il prezzo è importante, ma la qualità è essenziale
È comune lavorare con una pressione costante per ridurre i costi, cosa che non può accadere è ridurre le spese con ciò che aggiunge qualità al tuo consumatore. È naturale – e consigliabile – negoziare prezzi con fornitori, sconti, modalità di pagamento. Tuttavia, la qualità deve guidare qualsiasi negoziazione.
Quindi, più che il prezzo, dovresti analizzare il rapporto costi-benefici del tuo fornitore. Valuta la qualità della merce che ti offre, i suoi differenziali, la forma di consegna, le scadenze, ecc. Tutto ciò influenzerà direttamente l’esperienza che il tuo consumatore avrà e, di conseguenza, la fidelizzazione dei clienti.
Scegli i servizi più efficienti per la tua attività e renditi conto che l’efficienza è un valore e non solo un costo.
7 – Sii puntuale con i pagamenti
Se non vuoi perdere i tuoi fornitori, il primo passo è garantire i pagamenti entro le scadenze concordate. In questo modo dimostrerai di essere un cliente affidabile e facile da lavorare. Se per qualsiasi motivo non sei in grado di pagare entro una data concordata, informa il fornitore il prima possibile e cerca di negoziare una nuova scadenza. Ai fornitori piacciono i pagamenti puntuali, proprio come ti aspetti consegne puntuali.
8 – Lavorare con un portafoglio diversificato di fornitori
Quando la pandemia di coronavirus ha colpito, molte aziende hanno dovuto affrontare problemi di approvvigionamento ed è stato allora che si è resa conto dell’importanza di avere più fornitori. Se hai già un buon fornitore, prova ad avere un piano B o anche C, se la tua attività lo consente. Gli imprevisti accadono sempre, con chiunque e in qualsiasi momento, e la cosa migliore è essere preparati per loro.
Inoltre, avere più opzioni ti aiuta durante la negoziazione o la rinegoziazione di un contratto. In altre parole, una sana concorrenza tra fornitori può essere un bene per la tua attività.
9 – Utilizza indicatori per misurare le prestazioni dei tuoi fornitori
Una delle frasi che citiamo sempre da queste parti è “ciò che non si può misurare non si può migliorare”. Se non segui il livello di servizio offerto dai tuoi fornitori, non sarai in grado di identificare i punti di miglioramento e addebitarli. Avere degli indicatori aiuta molto nel rapporto tra la tua azienda e il fornitore, poiché avrai sempre a che fare con dati e richieste reali.
Cerca di definire i KPI sia per il tuo team che per il fornitore, pensando sempre ai tuoi obiettivi di business. In questo caso, avere un software di gestione delle ricevute può aiutare molto, poiché il sistema fornisce dati rilevanti per verificare la puntualità del fornitore, l’accuratezza della consegna, tra le altre informazioni che aiutano molto nell’analisi delle prestazioni.
10 – Dai priorità a partnership durature con il tuo fornitore
Pensa sempre a lungo termine! Quando firmi un nuovo contratto, chiedi se quel fornitore è pronto ad avere una partnership duratura con la tua azienda. Pertanto, sia la tua azienda che il fornitore avranno l’opportunità di apportare miglioramenti costanti a vantaggio della tua attività.
Inoltre, man mano che la partnership si espande, il fornitore impara a conoscere meglio la sua routine e i suoi processi, lavorando e aiutando a ridurre gli errori e le rilavorazioni. E, per evitare che il fornitore si senta a suo agio, cerca di sviluppare obiettivi a lungo termine, verificandone l’impegno.
Infine, non dimenticare: valuta bene i fornitori! Dimostra la soddisfazione della tua azienda per la partnership e i risultati raggiunti, sia con lodi, nomination, premi o nuovi contratti. Questo riconoscimento porta ancora più motivazione per il fornitore a continuare ad offrirti un servizio di qualità!