Conosci il sistema WMS, le sue caratteristiche, i guadagni, quando implementarlo nella tua azienda e come scegliere il miglior fornitore
La logistica è uno dei punti chiave per il successo di qualsiasi attività, in fondo è un’operazione che è direttamente correlata al servizio al cliente, oltre a gestire una parte importante del capitale attivo dell’azienda (prodotti a magazzino). Più efficace è la gestione della catena di approvvigionamento, maggiori sono le possibilità che un’azienda ha di garantire la soddisfazione del cliente, ridurre i costi operativi e aumentare i profitti. Ma raggiungere questa efficienza non è così semplice.
In molti casi, quando non vengono utilizzate le risorse corrette, si spreca molto tempo e denaro. Ecco perché esistono tecnologie specifiche per aiutare i manager in questa sfida e una delle più rilevanti nell’ambito dell’intralogistica è WMS, un software di gestione del magazzino. Con il sistema, i processi sono ora automatizzati, aumentando la velocità di elaborazione degli ordini e riducendo gli errori. L’implementazione di WMS in un magazzino può essere considerato un investimento con un immediato ritorno all’attività, come illustreremo in dettaglio nei seguenti argomenti.
Attraverso questo articolo imparerai le principali sfide affrontate da un responsabile della logistica, capirai cos’è il WMS, le sue caratteristiche, come aiuta nel lavoro di gestione, i benefici generati per l’operazione nel suo insieme e anche quando è necessario implementare esso nella tua azienda. Cogli l’occasione per approfondire questo argomento e preparati a trasformare la tua attività!
Sfide della gestione logistica
Controllare migliaia di prodotti e monitorare il lavoro dei dipendenti è una grande sfida che richiede non solo conoscenze tecniche, ma anche preparazione per guidare le persone, visione strategica per sviluppare un piano di distribuzione efficiente ed economico e capacità di rendere importanti decisioni sotto pressione perché l’operazione non può fermarsi.
Tutte queste competenze sono importanti affinché il manager sia in grado di raggiungere obiettivi che mirano a rendere il business più redditizio. Tra questi, possiamo citare:
• Raggiungere il livello di scorta ideale, ovvero ridurre la quantità di scorte di un determinato prodotto (per ridurre i costi di stoccaggio), senza che ne manchino per una pronta consegna;
• Sfruttare al meglio lo spazio fisico del magazzino, ricercando posizioni strategiche per ogni prodotto, al fine di ridurre i movimenti e velocizzare la separazione e la spedizione;
• Ottimizzare il lavoro dei dipendenti, cercando modi per gestire le attività, evitare l’ozio e monitorare le loro prestazioni;
• Fare un uso intelligente di macchinari e attrezzature per ridurre i costi;
• Ridurre gli errori umani, in quanto possono causare problemi sia nel servizio clienti che nella gestione finanziaria del magazzino;
• Accelerare le operazioni intralogistiche end-to-end, garantendo l’ordine perfetto nel minor tempo possibile;
• Contare su un’elevata tracciabilità del prodotto e sulla sicurezza del magazzino, in modo da poter monitorare il movimento delle merci, rilevare eventuali perdite o danni e ottenere efficienza nelle ispezioni di routine e nel controllo qualità;
• Aumentare la precisione dell’inventario, il che significa che l’inventario fisico è sempre compatibile con l’inventario nel sistema.
Affrontare tutti questi obiettivi non è un compito semplice, e possiamo dire che la complessità aumenta man mano che l’attività logistica diventa più intensa – quando l’azienda lavora con una grande quantità e varietà di merci, quando ha più di un magazzino, riceve da diversi fornitori, evade centinaia o migliaia di ordini al giorno, ecc.
In questi casi, disporre di informazioni di inventario accurate e affidabili – quali e quanti prodotti sono in magazzino, le loro condizioni e la loro posizione – è fondamentale per prendere le giuste decisioni che faranno crescere l’attività e genereranno profitti. E vale la pena ricordare che questi dati devono essere centralizzati in un’unica postazione e, allo stesso tempo, essere accessibili a tutti i lavoratori, da tutte le aree del magazzino.
Quindi come dovrebbe agire il manager?
Il primo passo per raggiungere l’organizzazione del magazzino, la sicurezza delle scorte e la produttività nei processi è dotarsi di un software gestionale specifico per i magazzini, il WMS ( Warehouse Management System ) . Il WMS è responsabile non solo di centralizzare tutte le informazioni sulle operazioni intralogistiche, ma anche di automatizzare le attività, cercando sempre il miglior uso delle risorse del magazzino (persone, attrezzature e area).
È un sistema nato proprio per facilitare la gestione delle scorte per industrie, operatori logistici, grossisti, rivenditori ed e-commerce , quindi avere questa tecnologia farà la differenza nella logistica della tua azienda.
Cosa fa un sistema WMS?
Questa è una domanda ricorrente. Tutti sanno che WMS è un software specifico per l’intralogistica, ma molti non sanno come funziona in ogni fase del processo, dal ricevimento della merce alla spedizione. Fondamentalmente, il WMS rende tutte le attività più agili ed efficienti, generando importanti metriche per il monitoraggio, la valutazione delle prestazioni e la pianificazione delle azioni future.
Con il WMS, il manager ha la certezza che l’intera operazione è coordinata e tracciata, poiché è il sistema che “tira i compiti” e non le persone, il che impedisce notevolmente il verificarsi di errori umani. Ogni volta che un ordine arriva in magazzino, il WMS entra in funzione, definendo chi svolgerà ogni attività (in base al suo ruolo, disponibilità e attrezzature utilizzate) e monitorando le sue prestazioni collegandosi a dispositivi mobili (raccoglitori RF, smartphone, ecc.). Ogni azione compiuta da un addetto, che si tratti di trasferimento dall’area di ricezione allo stoccaggio, separazione della merce per un ordine o spedizione, viene registrata attraverso la bi-pagina dei codici a barre dei prodotti e dei loro indirizzi. Ciò rende più facile tracciare ogni articolo e la sua posizione, garantendo la separazione ( prelievo) veloci e precisi e seguono il lavoro di ogni operatore.
Quando accede al WMS da computer o dispositivo mobile, il gestore avrà accesso a una serie di funzionalità e informazioni che ne faciliteranno la gestione. Nel sistema è possibile accedere ai dati sugli ordini di acquisto, in entrata, travasi , movimento, uscita, consegna, controllo qualità, inventario, tra gli altri. In questo modo è possibile monitorare da vicino l’evasione degli ordini (se sono in tempo o in ritardo), lo stoccaggio, il rifornimento e gli ordini di movimento, le onde di prelievo , l’ andamento del picker , l’andamento del checkout per operatore, l’indirizzo e lo stato di ciascun prodotto stoccato, in oltre ad una serie di altre informazioni che ti permetteranno di controllare tutto ciò che accade in magazzino.
Vale la pena aggiungere che il WMS funziona in armonia con l’ERP, cioè le informazioni raggiungono l’ERP, passano attraverso il WMS e ritornano all’ERP. In questo modo la logistica si integra completamente con gli altri settori dell’azienda, garantendo una maggiore efficienza e organizzazione interna.
Guida alle funzioni
In quali processi è presente il WMS?
Come già accennato nel precedente topic, il WMS agisce dal ricevimento fino alla spedizione della merce. Controlla ora i guadagni più rilevanti in ogni processo:
Ricevimento
– Riduzione dei tempi di attesa per i vettori e gestione della movimentazione in piazzale (entrata e uscita dei veicoli).
– Registrazione di tutte le merci ricevute e delle loro caratteristiche (quantità per scatola, lotto, data di scadenza, numero di serie, ecc.).
– Automazione del controllo degli articoli , del controllo dei lotti e del controllo qualità.
– Controllo della validità minima per la ricezione ( Shelf life ).
– Controllo perdite/guasti/guasti.
– Gestione logistica inversa .
– Generazione di etichette con informazioni complete sui prodotti.
Magazzinaggio
– Definizione del miglior indirizzo per ogni prodotto in base a regole predefinite dall’utente (suggerimento di indirizzo).
– Memoria dinamica.
– Rotazione dello stock tramite picking , mantenendo sempre rifornite le aree di picking .
– Controllo dello spazio (occupato e libero) e deframmentazione delle scorte.
– Avvisi sulla necessità di nuovi acquisti.
– Divisione dei compiti in base alle risorse disponibili.
Picking
– Creazione di liste di prelievo in base a criteri predefiniti.
– Processi di picking multipli (discreto, per onda, per zona, per lotto, per volumi, in due fasi, con conferma, merce a persona , crossdocking , ecc.).
– Monitoraggio del processo di prelievo per carico, ondata, ordine, articolo o cliente.
– Rifornimento tramite Kanban.
– Fatturato delle scorte (per FIFO, FEFO, LIFO, LEFO o regole specifiche predefinite).
Imballaggio /Spedizione
– Cubage: determinazione della scatola ideale per la spedizione.
– Raggruppamento di volumi.
– Checkout /verifica elettronica dell’ordine alla partenza.
– Formazione del carico e separazione delle merci secondo la regione comune dei destinatari.
Gestione
– Fornitura di modelli di inventario ideali sia per i controlli di qualità di routine che per il monitoraggio dei movimenti di magazzino.
– Controllo della data di scadenza dei prodotti, perdite e lead time .
– Avvisi sulla necessità di sostituire materie prime o prodotti.
– Notifiche di errore, che consentono una rapida correzione.
– Disponibilità di indicatori di funzionamento in tempo reale ( Sight Management ).
Come un sistema WMS aiuta i manager nella loro vita quotidiana
Nell’argomento precedente, hai appreso le principali caratteristiche del WMS in ogni fase dell’operazione di intralogistica, e ora, per avere una dimensione ancora maggiore di come il sistema aiuta il manager nel suo lavoro, ti forniamo un elenco di sfide e come risolve il WMS.
Sfida: aumentare la capacità di elaborazione degli ordini
Soluzione: automatizzando le operazioni, il WMS velocizza notevolmente i processi di controllo, stoccaggio, prelievo e altri movimenti dei prodotti nel magazzino. Con questo, è possibile aumentare significativamente la capacità di elaborazione degli ordini.
Sfida: migliorare l’occupazione dello spazio
Soluzione: WMS definisce automaticamente a quale indirizzo deve essere indirizzato il prodotto. Il sistema verifica la registrazione del prodotto e la registrazione dell’indirizzo, associandoli e indicando la posizione più appropriata in base alle caratteristiche di ciascun prodotto. Oltre ad indicare gli indirizzi al momento dell’ingresso, il WMS gestisce l’intero processo di trasferimento delle posizioni (indirizzamento dinamico), puntando sempre all’ottimizzazione degli spazi.
Sfida: ridurre i tempi per il prelievo e lo spostamento delle merci
Soluzione: questa è una delle maggiori sfide di un’operazione logistica e può essere resa semplice con il supporto del WMS. Il sistema calcola il percorso migliore che il prodotto deve seguire per ridurre la movimentazione delle merci nel magazzino e ottimizzare la separazione. È anche possibile raggruppare in modo intelligente gli ordini. Un altro vantaggio è la chiamata attiva: ad ogni nuova richiesta, il WMS emette un avviso sonoro nel raccoglitore dati dell’operatore, indirizzandolo all’azione che deve compiere in quel momento. Con la chiamata attiva, le attività vengono eseguite in tempo, con priorità e con le giuste risorse.
Sfida: gestire il carico di lavoro degli operatori
Soluzione: Il WMS tiene traccia dell’intero lavoro degli operatori, generando report sempre a disposizione dei gestori.
Sfida: migliorare la verifica del prodotto al momento del pagamento
Soluzione: WMS garantisce che il cliente riceverà esattamente il prodotto ordinato. Grazie a funzionalità come la standardizzazione dei codici a barre, la conferenza non è più manuale, soggetta a errori e diventa automatizzata. L’unico compito dell’operatore sarà quello di ricevere i comandi impartiti dal sistema, emettere un segnale acustico al prodotto e portarlo alla banchina di uscita. Con l’efficienza nel processo, il cliente è molto più soddisfatto.
Sfida: controllare i malfunzionamenti
Soluzione: WMS identifica i prodotti danneggiati, con date scadute o prossime alla scadenza. E tutto viene notificato affinché il gestore possa toglierli dalla circolazione.
Sfida: ridurre gli errori
Soluzione: WMS non è a tolleranza d’errore. Quando i prodotti vengono inseriti nel CD, il sistema consente di effettuare la verifica cieca: il controllore conta le unità senza sapere cosa c’è sulla fattura. Successivamente, il sistema viene registrato e il gestore può accedere a queste informazioni, visualizzando le discrepanze che vengono automaticamente rilevate. Nel processo di picking , le diverse modalità consentite dal software WMS, unite alla standardizzazione di chiamata attiva, kanban e codici a barre, riducono notevolmente le possibilità di fallimento. Inoltre, con le soluzioni mobile ( dashboard e notifiche), guasti o deviazioni vengono individuati in anticipo, in tempo per essere evitati.
Sfida: monitorare tutti i processi ed emettere report
Soluzione: WMS fornisce una serie di indicatori, dashboard e BI che rendono molto più semplice il monitoraggio del magazzino. E tutti questi dati sono accessibili da qualsiasi dispositivo mobile (smartphone e tablet). In questo modo, il manager ha tra le mani tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni, letteralmente.
In che modo WMS aiuta le aziende a ottenere un vantaggio competitivo
Il sistema WMS è stato creato per migliorare la gestione dell’intralogistica nel suo insieme, in modo che generi guadagni diretti e indiretti, consentendo all’azienda di servire meglio i propri clienti e ottenere un vantaggio competitivo sui concorrenti.
Questo perché, con il sistema, le risorse di magazzino vengono utilizzate in modo intelligente, fornendo non solo una riduzione dei costi ma anche una maggiore efficienza operativa. E l’efficienza si traduce in un cliente soddisfatto. Scopri i guadagni generati dal WMS:
– Maggiore affidabilità delle informazioni di magazzino;
– Migliore utilizzo dello spazio fisico;
– Produttività incrementata;
– Maggiore velocità nell’evasione degli ordini e nel rifornimento della merce (evita l’ esaurimento delle scorte );
– Maggiore precisione delle scorte;
– Maggiore tracciabilità dell’inventario (operazione facilmente verificabile);
– Maggior controllo dell’ingresso e dell’uscita dei prodotti, inclusa anche la tracciabilità della merce dopo la spedizione (facile richiamo );
– Migliorata la gestione dei resi;
– Maggiore sicurezza e minori perdite;
– Migliore gestione grazie a più indicatori di performance.
Aumentando la sua produttività, l’azienda è in grado di evadere più ordini al giorno, aumentando i suoi guadagni e il meglio: affidarsi alla tecnologia per utilizzare le risorse in modo strategico per ridurre i costi. Ecco perché, come dicevamo all’inizio di questo testo, con WMS il ritorno dell’investimento è quasi immediato.
Quando utilizzare un WMS ?
Se la tua azienda sta crescendo e non hai WMS, è il momento di pensare a implementarlo. Inoltre, se lavori nella vendita al dettaglio e desideri espanderti nell’e-commerce, è importante disporre di WMS per garantire che il tuo magazzino sia in grado di soddisfare le richieste multicanale, servendo bene tutti i clienti. Un’altra situazione che potresti dover affrontare è l’assunzione eccessiva di dipendenti per soddisfare le richieste e con il WMS l’operazione potrebbe essere automatizzata, eliminando la necessità di fare affidamento su più manodopera.
L’esecuzione manuale di tutte le attività, oltre a rallentare i processi, lascia spazio anche agli errori, il che significa maggiori costi per l’azienda. L’assenza di un sistema comporta anche difficoltà di gestione, in quanto non è possibile avere accesso agli indicatori in tempo reale. Se questo è il tuo caso, considera di avere un WMS in modo da poter avere dati affidabili e prendere decisioni più assertive.
In breve: se la tua prospettiva è migliorare i processi e aumentare le vendite, riducendo i costi della tua operazione, hai bisogno di un software di supporto.
Come scegliere il miglior fornitore
Questo è un problema affrontato da molti manager quando valutano le opzioni disponibili sul mercato e scelgono quella più adatta alla loro realtà. In questo caso, riprendiamo un discorso dei professori Dale Rogers ( Internet Edge Supply Chain Lab, Arizona State University ) e Frank Straube ( Capo del dipartimento Supply Chain, Technical University Berlin ) durante il XXV Forum ILOS . Secondo i due ricercatori e gli specialisti della Supply Chain, la mossa che le aziende hanno fatto per innovare con velocità è quella di collaborare con fornitori di software locali e più agili. Per Rogers e Straube, le aziende dovrebbero cercare fornitori che siano sul loro stesso orizzonte.
Oltre a valutare l’RPF ( Richiesta di Proposta ) del WMS, verificando se il sistema ha tutte le caratteristiche di cui la tua azienda necessita, è importante considerare alcuni punti:
– Il fornitore ha una metodologia di progetto ben definita?
– I clienti del fornitore hanno già raggiunto risultati espressivi? Come è stato raggiunto il ROI dai progetti?
– Il fornitore ha una grande esperienza in logistica e tecnologia?
– L’azienda fornitrice ha flessibilità, trasparenza e un buon rapporto con i propri clienti?
– Il supporto fornito dal fornitore è agile e soddisfa le tue aspettative? Quali canali di comunicazione sono disponibili?
Ricorda: conoscere bene il lavoro dell’azienda che fornisce la soluzione è altrettanto o più importante dell’analisi del prodotto che ti offre!
Se vuoi sapere come WMS aiuta con il controllo dell’inventario, clicca qui.