Perché la comunicazione tra i due sistemi (ERP e WMS) è essenziale per garantire le migliori prestazioni operative e una gestione efficiente.
Integrazione tra ERP e WMS
Il sistema di pianificazione delle risorse d’impresa (ERP) o sistema gestionale, come è più noto, è la spina dorsale di qualsiasi azienda, automatizzando i processi aziendali, consentendo il flusso di informazioni tra aree funzionali e garantendo il rispetto degli obblighi inerenti a qualsiasi azienda (contabilità, finanziari, del personale, ecc.). Tra i più conosciuti ci sono SAP, Oracle, Team System, Fatture in Cloud, Atelier, Zucchetti, Passepartout, ecc ecc. Sebbene i sistemi ERP siano di grande importanza per la gestione aziendale, questi software non includono solide funzionalità di gestione della logistica.
In generale l’ERP ha caratteristiche di base legate allo stock, come il controllo del saldo, in entrata e in uscita, tuttavia non dispone di risorse sufficienti quando ci sono richieste avanzate sul magazzino, oltre a non avere strumenti per ottimizzare le risorse logistiche. Ecco perché le aziende investono sempre più in sistemi di magazzino esclusivi ( WMS ), che controllano e automatizzano tutti i processi di intralogistica. Quando i due sistemi lavorano insieme, il risultato è l’ottimizzazione completa della catena di approvvigionamento e il risparmio sui costi. Tuttavia, è fondamentale che questa integrazione sia fatta bene, da qui l’importanza di avere fornitori esperti e affidabili.
L’integrazione tra ERP e WMS è la chiave per l’automazione del magazzino
Possiamo dire che un sistema WMS aggiunge funzionalità di magazzino più sofisticate rispetto alle funzionalità offerte da un sistema ERP. Ciò consente alle organizzazioni di monitorare continuamente l’avanzamento dei prodotti mentre entrano ed escono dal magazzino; tenere sotto controllo il ricevimento, lo stoccaggio e la movimentazione delle merci; e utilizzare l’intelligence in tempo reale per ottimizzare le risorse aziendali.
La tecnologia avanzata di WMS consente alle aziende di rispondere alle pressioni del mercato e fornire tempi di consegna sempre più brevi. Il sistema applica velocità a tutti i processi di un’operazione logistica, essendo progettato per garantire maggiore precisione e minori costi.
Tuttavia, il magazzino non è un’isola: altri reparti come Produzione, Acquisti e Vendite hanno bisogno di accedere ai dati di inventario per prendere decisioni. Ciò significa che, se un’azienda dispone di un sistema WMS, deve disporre anche di un sistema ERP in grado di dialogare in modo diretto e integrato.
Idealmente, il flusso inizia con l’ERP, passa attraverso il WMS e termina con l’ERP. E perché ciò avvenga nel migliore dei modi è necessario che i due sistemi siano perfettamente integrati. L’importanza di una buona integrazione inizia quando il WMS è installato nel magazzino, poiché nella maggior parte dei casi, il tasso di fallimento dei progetti è causato dalla scarsa integrazione tra i due sistemi.
Come avviene l’integrazione tra ERP e WMS?
Tra i modelli più applicati di integrazione tra ERP e WMS ci sono API e Web Service. Oltre a questi, l’integrazione può avvenire tramite file di testo o database.
API
L’API, è il formato più utilizzato al giorno d’oggi grazie ai suoi progressi tecnologici. È un insieme di schemi di programmazione che consentono la comunicazione tra due diversi programmi che utilizzano linguaggi operativi diversi.
I fornitori di sistemi spesso offrono le proprie API per aiutare le aziende a connettere ERP ad altre piattaforme. Tuttavia, l’azienda può anche scegliere di utilizzare un’API di terze parti o la propria interfaccia.
L’API funge da intermediario tra l’ERP e l’altro sistema: riceve i dati da una piattaforma, li interpreta e li standardizza e li invia all’altra applicazione con un linguaggio “leggibile” compatibile con le specifiche del sistema. Attraverso l’API è possibile accedere alle informazioni registrate nell’ERP nel WMS e viceversa.
Nel caso dell’API, il trasferimento dei dati avviene solitamente tramite Json ( JavaScript Object ), ma ci sono altre opzioni.
Web Service
È un’interfaccia progettata per comunicare tramite la rete, ovvero è un’API che utilizza la rete per trasmettere dati da un sistema all’altro. Una delle forme di comunicazione più utilizzate è XML/Data Set, ma il trasferimento dei dati può avvenire anche tramite SOAP e REST.
Database
In questo tipo di integrazione, la comunicazione avviene direttamente da un sistema all’altro attraverso un database, tuttavia, in questo modello, le regole di business spesso non sono convalidate. Scegliendo questa tecnologia, la cosa migliore è avere un database intermedio tra i due sistemi, anche con linguaggi diversi, ma con scrittura e lettura dei dati operanti secondo le regole concordate in fase di progettazione dell’integrazione.
I vantaggi dell’integrazione ERP e WMS
Se i sistemi ERP e WMS sono completamente integrati, sarai in grado di:
• Sfruttare il meglio che ogni sistema può offrire all’interno delle tue competenze;
• Eliminare controlli paralleli come fogli di calcolo ed e-mail;
• Eliminare i processi manuali;
• Raggiungi la velocità e l’agilità di cui la tua azienda ha bisogno per essere competitiva sul mercato;
• Fornire al management le informazioni in tempo reale necessarie per il processo decisionale;
• Trasmettere al team commerciale (Vendite e Acquisti) l’affidabilità delle informazioni di magazzino;
• Consenti al tuo team di assistenza clienti di tenere informati i clienti;
• Rispettare correttamente le regole aziendali;
• Migliorare la velocità e l’accuratezza della fatturazione.
Ecco perché l’integrazione tra WMS ed ERP è fondamentale per la tua azienda per ottenere tutti i vantaggi sopra menzionati e molti altri vantaggi, garantendo il controllo completo del business, dalla parte amministrativa a quella logistica.
Qual è il miglior modello di integrazione da utilizzare?
Non esiste un modello superiore all’altro, ma quello che meglio si adatta all’architettura che l’azienda già utilizza. Prima che l’integrazione abbia luogo, i team WMS e fornitori IT dell’azienda dovrebbero incontrarsi per discutere insieme il modello migliore da implementare. La cosa consigliata è cercare fornitori WMS che siano in sintonia con le nuove tecnologie e che evolvano il livello di integrazione in base alle innovazioni ERP.
Dopo aver deciso il modello da adottare, inizia il lavoro di sviluppo delle interfacce di comunicazione che, una volta completate, devono essere sottoposte a massicci test unitari e integrati per garantire la perfetta integrazione tra i sistemi.
Il successo di qualsiasi progetto di integrazione inizia con una buona fase di pianificazione e raccolta dati, seguita da test di qualità.
Perché integrare ERP con il WMS?
Abbiamo già parlato dei vantaggi dell’integrazione, ma ora entriamo più nel dettaglio su cosa succede quando i due sistemi funzionano in modo connesso.
Quando l’integrazione è completa e ben eseguita al 100%, gli aggiornamenti che si verificano nell’ERP e che influiscono sul WMS vengono trasmessi automaticamente. Ad esempio, se nell’ERP è stata apportata una modifica all’indirizzo di un cliente, questa nuova informazione viene inviata al WMS, che necessita dei dati per gestire l’evasione di un ordine. Se invece, accedendo all’ERP, un addetto del settore Acquisti ha bisogno di sapere qual è lo stock disponibile di un determinato prodotto, il WMS è la fonte delle informazioni, visualizzando non solo il saldo di magazzino, ma anche le sue posizioni, i suoi lotti e le date di scadenza e le possibili segregazioni, come prodotti scaduti e danneggiati.
Un’altra situazione in cui l’integrazione è molto utile è quando un’azienda utilizza i servizi di un operatore logistico. In questo caso, integrando il tuo ERP nel WMS di terzi, potrai avere accesso alle informazioni in tempo reale.
Poiché il WMS dispone di tutte le registrazioni necessarie per sapere chi ha eseguito quale processo, per quanto tempo e quante posizioni sono state utilizzate, queste informazioni possono essere utilizzate dall’ERP per calcolare il costo logistico nel suo complesso. Possiamo dire che ogni volta che l’ERP chiede e il WMS risponde, è possibile creare servizi automatici che richiedono informazioni dal WMS in modo che la comunicazione dei dati tra i due sistemi avvenga in tempo reale.
In breve, possiamo dire che il WMS e l’ERP si scambiano continuamente informazioni sull’inventario, cosa è stato prelevato, cosa è stato fatturato e cosa è stato consegnato. Infatti, i due sistemi devono formare un unico processo, partendo dall’ERP, passando per il WMS e tornando all’ERP. Ricorda: più informazioni ha ciascun settore dell’azienda, migliore sarà il funzionamento dell’azienda nel suo insieme.
Come evitare problemi nell’integrazione tra ERP e WMS
Il primo e più importante consiglio è: scegli un fornitore WMS serio che capisca l’importanza dell’integrazione e si prenda il tempo per farlo. L’azienda WMS deve disporre di un team di professionisti competenti con esperienza nell’integrazione. Inoltre, è essenziale che ci sia un coinvolgimento tra il team della tua azienda e quello del fornitore durante la costruzione delle interfacce.
Infine, non dimenticare di fare una buona pianificazione e tutti i test necessari per garantire un’integrazione perfetta. Tutto questo garantirà il successo del tuo progetto.
Avendo la migliore soluzione WMS e dando priorità alla piena integrazione con il tuo ERP, godrai di tutti i vantaggi della tecnologia per raggiungere l’efficienza logistica e la crescita del business!